Datenschutzerklärung

Wer erhält welche Angaben von Ihnen

Wenn Sie uns kontaktieren oder unsere Dienste nutzen, entstehen bestimmte Aufzeichnungen. Diese organisieren wir nach dem Grad ihrer Relevanz für unsere gemeinsame Arbeit.

Identifikationsrelevante Angaben

Namen, Kontaktdaten und Unternehmenszugehörigkeit benötigen wir für jede Form der Zusammenarbeit. Ohne diese Basisinformationen können wir schlichtweg nicht für Sie tätig werden. Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer ermöglichen uns, Sie zu erreichen – das ist der Kern jeder Geschäftsbeziehung.

Wenn Sie ein Angebot anfordern oder eine Beratung wünschen, zeichnen wir zusätzlich auf, worum es Ihnen geht. Diese thematische Einordnung hilft uns, Sie mit dem richtigen Ansprechpartner zusammenzubringen.

Technische Aufzeichnungen beim Webseitenbesuch

Ihr Browser teilt unserem Server einige Dinge mit: IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs. Diese Informationen entstehen automatisch. Wir speichern sie für maximal 14 Tage in Protokolldateien, die ausschließlich der IT-Sicherheit dienen.

Falls technische Probleme auftreten oder jemand versucht, unsere Systeme anzugreifen, brauchen wir diese Aufzeichnungen zur Analyse. Danach werden sie gelöscht. Niemand wertet sie zu Marketingzwecken aus.

Warum bestimmte Informationen notwendig sind

Die Finanzberatung für Familienunternehmen funktioniert nicht ohne Kontext. Wenn Sie uns mit einer Aufgabe betrauen, müssen wir Ihre geschäftliche Situation verstehen. Das bedeutet: Wir benötigen Angaben über Ihre Unternehmensstruktur, Ihre finanziellen Fragestellungen und manchmal auch über Ihre Zukunftspläne.

Diese Informationen dienen ausschließlich der Leistungserbringung. Wir entwickeln Strategien, erstellen Analysen und geben Empfehlungen – all das basiert auf dem, was Sie uns mitteilen. Ohne diese Grundlage können wir unsere Arbeit nicht machen.

Manche Daten müssen wir aufbewahren, weil Gesetze das vorschreiben. Steuerrechtliche Unterlagen beispielsweise – da gibt es keine Diskussion. Die gesetzlichen Fristen bestimmen, wie lange solche Dokumente archiviert bleiben.

Wer außer uns Zugang zu Ihren Informationen hat

Grundsätzlich bleiben Ihre Angaben innerhalb unserer Organisation. Dort haben nur diejenigen Mitarbeiter Zugriff, die mit Ihrem Anliegen befasst sind. Ein Kollege aus der Buchhaltung sieht Ihre Beratungsunterlagen nicht, wenn er sie nicht für seine Arbeit braucht.

Externe Dienstleister mit eingeschränktem Zugriff

Für bestimmte technische Funktionen arbeiten wir mit spezialisierten Unternehmen zusammen. Unser E-Mail-System wird von einem deutschen Anbieter gehostet. Die Serversysteme betreibt ein Rechenzentrum in Deutschland. Diese Partner agieren als Auftragsverarbeiter – das heißt, sie dürfen Ihre Daten nicht für eigene Zwecke nutzen und unterliegen strengen vertraglichen Verpflichtungen.

• IT-Infrastruktur und Hosting durch zertifizierte Rechenzentren in Deutschland
• E-Mail-Kommunikationsdienste mit Serverstandort Deutschland
• Buchhaltungssoftware zur Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
• Dokumentenarchivierung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Alle diese Dienstleister haben mit uns Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, die den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Sie verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen.

Situation bei behördlichen Anfragen

Wenn Behörden im Rahmen rechtlicher Befugnisse Informationen anfordern, müssen wir dem nachkommen. Das geschieht nur, wenn eine ordnungsgemäße Rechtsgrundlage vorliegt. Solche Fälle sind selten, aber wenn sie eintreten, haben wir keine Wahl.

Wie wir Ihre Informationen schützen

Unsere IT-Systeme nutzen standardmäßig verschlüsselte Verbindungen. E-Mails werden über gesicherte Protokolle übertragen. Serversysteme stehen in Rechenzentren mit physischem Zugriffsschutz. Das sind keine außergewöhnlichen Maßnahmen – das ist das Minimum, das man heute erwarten darf.

Mitarbeiter erhalten Zugriff auf Informationen nur dann, wenn ihre Arbeit das erfordert. Passwörter werden nicht weitergegeben. Sensible Dokumente landen nicht auf privaten Geräten. Diese Regeln sind Teil unserer internen Richtlinien.

Perfekte Sicherheit gibt es nicht. Wir können nicht garantieren, dass nie etwas passiert. Was wir garantieren können: Wir halten uns an bewährte Sicherheitspraktiken und reagieren sofort, wenn Probleme auftreten.

Wie lange wir Informationen aufbewahren

Anfragen, die nicht zu einer Geschäftsbeziehung führen, löschen wir nach sechs Monaten. Wenn Sie uns nur eine Frage stellen und dann nichts weiter von sich hören lassen, verschwinden Ihre Daten spätestens dann aus unseren Systemen.

Während einer aktiven Geschäftsbeziehung behalten wir naturgemäß alle relevanten Unterlagen. Nach Vertragsende beginnen unterschiedliche Fristen zu laufen. Manche Dokumente müssen wir zehn Jahre aufbewahren – das schreibt das Handelsgesetzbuch vor. Andere Unterlagen, die keinen steuerrechtlichen oder handelsrechtlichen Bezug haben, löschen wir früher.

Diese Fristen sind nicht willkürlich. Sie folgen entweder gesetzlichen Vorgaben oder unserem legitimen Interesse, bei späteren Nachfragen noch Auskunft geben zu können. Nach Ablauf dieser Zeiträume erfolgt die Löschung automatisch durch unsere Dokumentenverwaltungssysteme.

Welche Rechte Ihnen zustehen

Sie können jederzeit wissen wollen, welche Ihrer Informationen bei uns gespeichert sind. Schicken Sie eine Anfrage, wir stellen zusammen, was wir über Sie haben. Kostet Sie nichts, dauert in der Regel nicht länger als eine Woche.

Korrektur und Löschung

Falsche Angaben korrigieren wir umgehend. Wenn Sie möchten, dass wir bestimmte Informationen löschen, prüfen wir, ob dem etwas entgegensteht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können wir nicht ignorieren. Aber alles, was wir nicht mehr brauchen und nicht aufbewahren müssen, entfernen wir auf Ihren Wunsch.

Einschränkung und Widerspruch

Manchmal wollen Sie nicht sofort löschen, sondern erst mal die weitere Nutzung stoppen. Das können Sie verlangen. Wir markieren die betreffenden Daten dann entsprechend und nutzen sie nur noch in sehr eingeschränktem Umfang.

Gegen bestimmte Verarbeitungszwecke können Sie Widerspruch einlegen. Wenn wir Daten auf Basis berechtigter Interessen verarbeiten und Sie der Ansicht sind, dass Ihre Interessen überwiegen, teilen Sie uns das mit. Wir prüfen dann, ob wir die Verarbeitung einstellen können.

Datenübertragbarkeit

Informationen, die Sie uns selbst bereitgestellt haben und die wir automatisiert verarbeiten, können Sie in einem gängigen Format von uns erhalten. Das ermöglicht Ihnen, diese Daten anderswo weiterzuverwenden.

Was Sie tun können, wenn etwas nicht stimmt

Fehler passieren. Wenn Sie den Eindruck haben, dass wir mit Ihren Informationen nicht korrekt umgehen, sprechen Sie uns darauf an. Meistens lassen sich Probleme im direkten Gespräch klären.

Sollten Sie mit unserer Reaktion nicht zufrieden sein, steht Ihnen der Weg zur Datenschutzaufsichtsbehörde offen. Dort können Sie eine Beschwerde einreichen. Die Behörde prüft dann unsere Praktiken unabhängig.

Wir ändern diese Datenschutzerklärung gelegentlich, wenn sich unsere Arbeitsweise ändert oder neue gesetzliche Anforderungen entstehen. Wesentliche Änderungen kündigen wir auf unserer Website an. Die aktuelle Version finden Sie immer hier, mit Datum versehen.